Schneider Electric 如何讓產品型 錄符合數位客戶需求



Schneider Electric 北美地區的產品型錄 Digest,80 多年來都是客戶眼中同類最佳的產品資源。多達 1,000 頁的 Digest 以印刷為優先選擇。2012 年印刷了 175,000 份的 Digest,對 Schneider 而言是沈重的成本負擔。

高額的出版成本,加上需要大量人力更新各種資訊,在向客戶提供及時資訊時造成許多延遲。調查顯示有 87% 的受訪者,認為印刷版的 Digest 相當出色或非常好,但只有68% 的受訪者,對線上 PDF 版給予相同評價。線上 PDF 版的 Digest 速度太慢,不方便下載及使用,沒有提供有效的搜尋功能,而且不相容於行動裝置。

Schneider Electric MOTIF 環境的全球產品經理 Kevin Habel 表示:「每三年推出一次的 Digest,是一項複雜且昂貴的工作,而且無法因應所有客戶需求。」

改用 DITA XML 編寫提升效率

Habel 前幾年節省大量成本,將 Schneider Electric 的技術文件移轉至 MOTIF 環境。MOTIF 以達爾文資訊分類架構 (DITA) 為基礎,是一種開放原始碼的可延伸標記語言 (XML),定義編碼內容規則,所以可輕鬆重複用於多項文件及輸出格式。MOTIF包含多項 PTC 編寫及內容管理工具,包括 Arbortext Editor、Arbortext IsoDraw、Creo Illustrate 及 Windchill。MOTIF 結合特定的工作流程程序,可以讓編寫者更容易結構化、開發、管理及發佈內容。

數位 Digest 的挑戰

Schneider Electric 的 Digest 由數十位編寫者及產品負責人提供內容,在單一出版品介紹 22,000 項以上的零件和產品,不難理解為何這是最複雜的產品型錄出版品之一。建立及維護 1,000 頁以上的出版品,其中包含各種表格、詳細圖示、簡單說明及豐富的技術內容,是一項相當繁重的作業。如果要讓相同的印刷版及 PDF 資訊,以反應靈敏的 HTML5 設計提供,似乎是無法達成的需求。還好 Schneider Electric 的文件團隊,已經擁有 Habel 開發的環境,能夠以完美配備處理複雜的 Digest,並可由單一來源發送多種交付格式。

在 2014 年年中,Digest 專案經理 Mark Mitchell 開始與 Habel 合作,將競爭對手拋在腦後,開始提供數位版的 Digest 內容。不過 Mitchell 和 Habel 首先要做的事,就是獲得 Digest 負責人的接受。雖然大家都知道現有發行流程困難且昂貴,但是要將這樣知名的出版品移往 MOTIF 環境仍有風險存在。如果專案不順利且發行工作失敗,就會損失慘重。

Habel 表示:「大家都希望採用更可靠的方法。Mark Mitchell 和我都同意,DITA 是深獲肯定的建構基礎。我們堅信已經具備各種適當要素,新的 Digest 將會大受客戶歡迎。」

從 FrameMaker 編寫系統移轉到結構化的 DITA 費時一年,其中包括對應資料、DITA及 MOTIF 環境訓練、開發印刷的 PDF 樣式表單,以及更新許多的產品資訊。

與內容遞送專家合作加速實行

Habel 和 Mitchell 聯絡 Oberon Technologies 協助處理 Digest 專案。Oberon 經驗豐富,曾與各種組織合作,在多種通路提供最佳的結構化內容,包括行動通路在內。

Oberon Technologies 顧問建議使用 Titania Delivery 搭配 PTC 內容建立解決方案,進一步簡化 DITA 環境中的數位出版流程。Titania Delivery 是雲端型的入口網站解決方案,可讓使用者以多種印刷及數位格式發佈文件。入口網站可讓 Schneider Electric客戶使用任何連網運算裝置,搜尋及找出各種產品資訊。其中也可捕捉消費者回饋意見,以便持續改善 Digest。

由於各種表格、圖形及技術內容導致 Digest 複雜不已,Habel 和 Mitchell 預期數位化流程要好幾個月才能完成。不過,利用 Oberon Technologies 的專業技術,團隊只花了 35 天時間,就以反應靈敏的 HTML5 配置格式將 Digest 上線。

Mitchell 表示:「Digest 數位化的概念,一開始似乎讓人有些不知所措。我們只花了五個禮拜,就將所有 DITA 內容轉換並上線提供給客戶,是很棒的一件事情。」

將 Digest 轉型為活文件

Schneider Electric 一般每三年會重印一次紙本 Digest。Digest 實在過於龐大、複雜且昂貴,無法更頻繁地更新。不過有了數位格式的 Digest 之後,依據需求進行數位更新的做法就變得可行、實惠且及時。

Schneider 以反應靈敏的 HTML5 提供所有 Digest 內容,終於為這份熱門目錄實現完整的端對端行動解決方案。撰稿人擁有更出色的開發及發佈流程,來源內容也由頁面導向的檔案格式,移轉為開放原始碼的主題式格式。有了預建發佈範本,內容編寫者可以迅速更新個別主題,不必太擔心格式化問題。將 Digest 更新發佈為 PDF 格式比以往做法更為自動化,而發佈至 HTML5 則成為完全自動化的流程。

 

「 我們可以及時新增內容及修復錯誤。反應靈敏的行動內容,讓我們將競爭對手遠遠拋在腦後。」

– Kevin Habel, global product manager for the MOTIF environment at Schneider Electric.

 

公司現在每一季會發佈一次數位 Digest 更新。數位格式越來越受到客戶歡迎,使用者可利用內建搜尋功能篩選搜尋結果,迅速找到所需產品。

Mitchell 表示:「我們決定採用行動技術時,一切都豁然開朗。大家都發現使用 DITA XML 和內容管理建立及發佈這份關鍵文件的效益。」

專案非常成功,Schneider Electric 在 2015 年將頂尖全球大獎項頒贈給 Digest 團隊。其他 Schneider 小組要求Habel 提供協助,讓他們能夠以相同效率進行發佈作業。

「 這對我們而言只是起步。我們期望進行更多數位化工作, 協助 Schneider Electric 客戶的採購決策及產品資訊。」

– Kevin Habel, global product manager for the MOTIF environment at Schneider Electric.

 

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