Come Schneider Electric ha soddisfatto i requisiti digitali dei clienti in relazione al catalogo prodotti



Da oltre 80 anni, il catalogo prodotti di Schneider Electric North America (denominato "Digest") è considerato dai clienti un'eccellente risorsa per i prodotti. Il digest, contenente 1.000 pagine, veniva sviluppato come documento destinato alla stampa. Nel 2012 ne sono state stampate e distribuite 175.00 copie, con un costo significativo per Schneider.

Gli elevati costi di pubblicazione e il considerevole impegno in termini di manodopera per l'aggiornamento delle informazioni ritardavano la distribuzione di informazioni tempestive ai clienti. In base ai sondaggi, l'87% valutava come eccellente o molto valido il digest stampato, ma solo il 68% riteneva che la versione PDF online fosse allo stesso livello. Il caricamento e l'utilizzo della versione PDF online del digest erano troppo lenti e non venivano offerte
funzionalità di ricerca efficienti né la compatibilità con dispositivi mobili.

"Produrre il digest ogni tre anni era complesso e costoso e non consentiva di soddisfare tutte le esigenze dei clienti" ha dichiarato Kevin Habel, Global Product Manager per l'ambiente MOTIF presso Schneider Electric.

Maggiore efficienza con il passaggio alla creazione di XML DITA

Alcuni anni prima, Habel aveva ottenuto un risparmio significativo eseguendo la migrazione della documentazione tecnica di Schneider Electric all'ambiente di base MOTIF. MOTIF è basato su DITA (Darwin Information Typing Architecture), un'architettura XML open source che definisce le regole per la codifica dei dati in modo da semplificarne il riutilizzo in più documenti e formati di output. MOTIF comprende diversi strumenti di creazione e gestione dei contenuti di PTC, tra cui Arbortext Editor, Arbortext IsoDraw, Creo Illustrate e Windchill. In combinazione con specifici processi di workflow, MOTIF consente agli autori di strutturare, sviluppare, gestire e pubblicare contenuti con maggiore facilità.

La sfida di un digest digitale

Poiché a un'unica pubblicazione contribuiscono con contenuti su oltre 22.000 parti e prodotti decine di autori e proprietari di prodotto, è facile comprendere i motivi per cui il digest di Schneider Electric è una delle pubblicazioni di catalogo prodotti più complesse dell'azienda. La creazione e la gestione di una pubblicazione contenente oltre 1.000 pagine di tabelle, illustrazioni dettagliate, semplici descrizioni e dati tecnici completi costituiscono un compito molto impegnativo. Rendere le stesse informazioni della stampa e del formato PDF disponibili in una progettazione HTML5 dinamica sembrava un requisito aggiuntivo non applicabile. Fortunatamente per il team responsabile della documentazione di Schneider Electric, Habel aveva già sviluppato un ambiente perfettamente in grado di gestire le complessità del digest e consentire la generazione di più formati di distribuzione da un'unica origine.

A metà 2014, il responsabile del progetto Digest Mark Mitchell ha iniziato a collaborare con Habel per superare la concorrenza iniziando a distribuire i contenuti del digest in formato digitale. Innanzitutto, però, Mitchell e Habel hanno dovuto assicurarsi l'acquisto preventivo (buy-in) delle parti coinvolte nel digest. Per quanto le difficoltà e il costo elevato del processo di pubblicazione esistente fossero ampiamente riconosciuti, il trasferimento di un'attività di così alto profilo all'ambiente MOTIF comportava dei rischi. Un eventuale insuccesso del progetto e della pubblicazione avrebbe avuto conseguenze costose.

"Tutti desideravano un approccio più affidabile" ha dichiarato Habel. "Mark Mitchell e io abbiamo concordato che DITA offriva una base collaudata che potevamo sfruttare. Eravamo sicuri che fornisse i componenti appropriati e che il nuovo digest avrebbe avuto successo presso i clienti".

La migrazione, durata un anno, dal sistema di creazione Framemaker all'architettura strutturata DITA ha incluso la mappatura dei dati, la formazione su DITA e sull'ambiente MOTIF, lo sviluppo di un foglio di stile PDF per la stampa e numerosi aggiornamenti delle informazioni di prodotto.

Implementazione più veloce grazie alla collaborazione con specialisti della distribuzione di contenuti

Per ottenere assistenza per il progetto Digest, Habel e Mitchell si sono rivolti a Oberon Technologies. Oberon vanta una consolidata esperienza nella collaborazione con organizzazioni per l'ottimizzazione di contenuti strutturati per più canali, incluso quello dei dispositivi mobili.

I consulenti di Oberon Technologies hanno consigliato di utilizzare Titania Delivery in combinazione con le soluzioni PTC per la creazione di contenuti per semplificare ulteriormente il processo di pubblicazione digitale nell'ambiente DITA. Titania Delivery è una soluzione di portale basata su cloud che consente agli utenti di pubblicare documenti in più formati digitali e di stampa. Il portale permette ai clienti di Schneider Electric di cercare e individuare le informazioni di prodotto tramite qualsiasi strumento di elaborazione connesso a Internet. Acquisisce inoltre il feedback dei clienti per apportare continui miglioramenti al digest.

A causa della complessità delle tabelle, dei grafici e dei dati tecnici che costituiscono il digest, Habel e Mitchell prevedevano che per completare il processo di digitalizzazione fossero necessari diversi mesi. Grazie alla competenza di Oberon Technologies, invece, il team ha potuto rendere il digest disponibile online in un layout HTML5 dinamico in soli 35 giorni.

"Inizialmente, l'idea della digitalizzazione del digest sembrava molto ambiziosa" ha dichiarato Mitchell. "È stato straordinario poter ottenere la trasformazione e la disponibilità online per i clienti di tutti i nostri contenuti DITA in sole cinque settimane".

Trasformazione del digest in un documento attivo

Schneider Electric in genere ristampa la versione cartacea del digest ogni tre anni. Il digest era infatti troppo esteso, complesso e costoso per prendere in considerazione un aggiornamento più frequente. Nel formato digitale, invece, gli aggiornamenti digitali in base alle esigenze sono diventati pratici, convenienti e tempestivi.

Con la disponibilità dei contenuti del digest in un formato HTML5 dinamico, Schneider ha compiuto il passo finale verso una soluzione mobile end-to-end completa per la distribuzione del proprio popolare catalogo. Gli autori hanno migliorato i processi di sviluppo e pubblicazione ed è stata eseguita la migrazione dei dati di origine da formati di file organizzati in pagine a un formato basato su argomenti open source. Con i modelli di pubblicazione predefiniti, gli autori dei contenuti possono aggiornare rapidamente singoli argomenti con minori preoccupazioni in merito alla formattazione. La pubblicazione di aggiornamenti del digest in formato PDF presenta un livello di automazione molto più elevato che in passato e la pubblicazione in HTML5 sta diventando un processo interamente automatizzato.

 

“Possiamo aggiungere contenuti e correggere gli errori in modo tempestivo" ha dichiarato Habel. "I contenuti dinamici su dispositivi mobili ci hanno consentito di superare la concorrenza.”

– Kevin Habel, global product manager for the MOTIF environment at Schneider Electric.

 

L'azienda rilascia ora aggiornamenti del digest digitale ogni trimestre. Il formato digitale è sempre più popolare tra i clienti, che utilizzano le funzionalità di ricerca incorporate per applicare filtri alle ricerche e individuare rapidamente i prodotti necessari.

"Il supporto per dispositivi mobili ha cambiato radicalmente la situazione" ha dichiarato Mitchell. "Tutti hanno riconosciuto i vantaggi offerti dall'utilizzo di XML DITA e di soluzioni di gestione dei contenuti per la creazione e la pubblicazione di questo documento chiave".

Il successo del progetto è stato tale che nel 2015 Schneider Electric ha conferito al team Digest un importante riconoscimento a livello globale. Altri gruppi di Schneider hanno richiesto assistenza a Habel per introdurre gli stessi livelli di efficienza nelle proprie attività di pubblicazione.

"Questo è per noi solo l'inizio" ha affermato Habel. "Intendiamo portare avanti molte altre iniziative in relazione al digitale per assistere i clienti nelle decisioni di acquisto e con le informazioni di prodotto di Schneider Electric.”

– Kevin Habel, global product manager for the MOTIF environment at Schneider Electric.

 

Per ulteriori informazioni, visitare il sito Web all'indirizzo: PTC Service and Parts Information Solution.

Read the entire Schneider Electric case study (.PDF)



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